¿Por qué los Planes Tienden a Fallar?

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¿Qué significa planificar en management?

Anticipar el futuro implica detectar, preferiblemente probables, características nuevas del entorno que puedan afectar de forma significante al futuro, y determinar en qué momento deberíamos centrarnos en ellos y cuánta energía usar para ello.

El tiempo que tenemos y la atención nunca son suficientes para lidiar con todos los problemas que puedan aparecer, prioridades relativas que luchan por atención, llevan a que los planes tengan que ser revisados constantemente.

Por eso, el objetivo de planificar en management es realmente crear las circunstancias necesarias para sacar el mayor provecho a los recursos a nivel de tiempo, trabajo y capital y usarlos de forma efectiva para solucionar los problemas que importan.

¿Por qué no es tan fácil planear?

Uno de los problemas a los que se enfrentan las organizaciones es un fenómeno parecido a la ley de Gresham. La presión de las actividades del día a día y las emergencias acaban tirando los planes por tierra.

Las preocupaciones a corto plazo crean prioridades y fechas límite que absorben nuestra atención y energía de donde deberían ir, hacia las preocupaciones a largo plazo. Una de las soluciones que se suele usar es crear unidades dentro de la organización que se encarguen únicamente de facetas del planning estratégico. Pero por desgracia esto no funciona tan bien como debería

Hay principalmente 3 razones por las que crear unidades especializadas no soluciona el efecto de esta derivada de la ley de gresham, o ley de copérnico.

1)Si los planificadores son competentes empezaran a ser consultados por los líderes de la organización y otras divisiones con más frecuencia, de forma que volverán a jugar al juego de las sillas musicales intentando caer en su silla antes de que se acabe la música. Por eso, para evitar este problema es necesario que sean estoicos y prioricen sus tareas de planificación ya que están son la base del valor que generan a la empresa.

2)La segunda razón es opuesta a la primera. Dedicarse únicamente a la planificación y cortar el contacto con las demás divisiones implicara que no tengan una comprensión de las capacidades reales, prioridades, relaciones interpersonales, y posibles contratiempos que puedan encontrar. De forma que los planes pasarán a ser poco prácticos y con ello se perderá la razón de tener este tipo de unidades. 

3)Encerrarse dentro de su propia división también dificultara la transmisión de los planes y la probabilidad de que cada división los ejecute. Debido a que la influencia que podamos tener sobre otros no depende únicamente de nuestra autoridad, sino también de la confianza que podamos crear. Es recomendable invitar a personas de cada división a las reuniones para establecer un diálogo y demostrar que también son parte de las decisiones.

Un gran ejemplo de cómo sacar partido a esta estrategia son las empresas japonesas. La industria japonesa se caracteriza por una gran velocidad a la hora de planear e incorporar nuevas ideas de producto, y parte de la explicación su gran comunicación. En sus empresas se incluye la participación de ingenieros, equipo de ventas y cualquier otro personal que pueda estar relacionado para facilitar el proceso de diseño.

De esta forma los ingenieros pueden explicar posibles problemas en el diseño y desarrollo en el momento y proponer posibles soluciones, y permite que el personal encargado de la producción pueda entender en profundidad el producto y qué factores tener en cuenta. 

Aunque este enfoque tiene el problema de que puede llevar a que los diseñadores limiten su creatividad para hacer algo más realista y pueda limitar los productos producidos, por lo que también hay que tener en cuenta este posible bias. Una forma de evitarlo podría ser introducir un sistema de rotación para que el efecto de las ideas solo se limite a los productos usados para cada proyecto.

Es importante que mantengan un equilibrio que les permita entender la situación real de cada unidad, sin caer en la trampa de estar ocupados. Y el trabajo del management, directivos, es crear un entorno que permita mantener un equilibrio entre los planes ideales y la realidad y con ello maximizar la efectividad de la empresa.

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