¿Por qué se nos da tan mal gestionar nuestro tiempo?

Es difícil negar que la implementación de sistemas y técnicas de productividad pueda tener un impacto seguro en la vida de los estudiantes. Considere un estudio de estudiantes universitarios del Programa de Investigación Institucional Cooperativa (CIRP), que ha estado siguiendo las tendencias de los estudiantes desde 1966. De acuerdo con los resultados más recientes de este estudio, el porcentaje de estudiantes de primer año que afirman «sentirse abrumados por todo lo que tienen que hacer» aumentó de 16,4 a 29,4 desde que se planteó la pregunta por primera vez en 1987. Al mismo tiempo, el porcentaje de estudiantes de primer año que informan estar «frecuentemente deprimidos» ha aumentado de 8 a 10%, mientras que el porcentaje de estudiantes de primer año que necesitan «buscar asesoramiento personal» casi se ha duplicado de 3,4 a 5,7%.

En pocas palabras, los estudiantes universitarios están más estresados ​​que nunca. La gestión del tiempo no es una panacea, pero es razonable creer que podría marcar una diferencia significativa en la vida de un tercio de los estudiantes que se sienten abrumados constantemente.

¿Por qué nos sentimos tan abrumados?

David Allen, un consultor, speaker, coach, experto en productividad y conocido por crear la metodología de getting things done o GTD, defiende que la causa de nuestro sentimiento de abrumación constante, es que nuestros cerebros nunca fueron diseñados para contener mucha información al mismo tiempo. Cuando estamos pensando en algo, se encuentra en lo que se conoce como working memory, o memoria de trabajo, y esta apenas es capaz de mantener unas pocas ideas o conceptos en cada momento. Lo que significa que intentar trabajar con más no solo nos abruma, sino que además es ineficiente.

Por ejemplo, si estamos en medio de escribir, pero nuestro hilo de pensamiento se rompe constantemente cuando de repente recordamos que tenemos que regar nuestras plantas … o comprar un regalo, es poco probable que seamos productivos. Cuando estamos tratando de realizar un seguimiento constante de todo lo que tenemos que hacer en nuestra mente, eso interrumpirá nuestra concentración y dificultara que podamos trabajar. Esta es una de las razones por las que el multitasking no funciona. El Dr. Roy Baumeister, autor del libro Fuerza de Voluntad ha realizado varios estudios que respaldan esto, mostrando que dejar tareas incompletas limitan nuestra capacidad de concentración.

La solución para reducir este sentimiento de estar abrumados, y aumentar nuestra productividad, es capturar y organizar todas nuestras ideas, proyectos, planes e inquietudes en algún lugar que sepamos que vamos a revisar. El autor llama a esto un «cerebro externo». Se trata de escribir todo en lo que estamos trabajando, no tenemos que mantener un registro de cientos de cosas diferentes en nuestra mente.

Según David Allen esto ayuda a que podamos concentrarnos por completo en lo que sea que tengamos delante. Saber que tenemos apuntado todo lo que tenemos que hacer, nos permite reducir el estrés, y asegurarnos de que vamos a cumplir con todas las tareas que nos planteamos.

Esta observación plantea la siguiente pregunta: si la gestión del tiempo es tan beneficiosa para los estudiantes, ¿por qué no lo ponen en práctica?

¿Por qué se nos da tan mal gestionar nuestro tiempo cuando somos estudiantes?

Todavía no hemos hecho la transición de un modelo de flujo de tareas óptimo.

Las tareas jugaron un papel simple en nuestras vidas cuando éramos niños. Estábamos en un evento programado (como la escuela o una lección de música) o en “nuestro tiempo”  libre. De vez en cuando, se nos asignaba una tarea, como cuando nuestra madre nos pedía que hiciéramos nuestras camas o una maestra nos pedía que hiciéramos un trabajo. Sin embargo, tales tareas eran lo suficientemente simples como para que pudiéramos tratarlas como una interrupción ocasional que podíamos manejar rápidamente antes de regresar a nuestro tiempo libre sin obligaciones inminentes. No veíamos la necesidad de programar con anticipación. 

Los trabajadores del conocimiento, aquellos trabajadores cuyo capital principal es el conocimiento, algunos ejemplos incluyen los ingenieros de software, arquitectos, ingenieros, científicos, ellos «piensan para ganarse la vida» están en el otro extremo del espectro. El flujo de tareas es continuo aquí (es decir, no hay ningún punto en el que tenga una cola de tareas vacía y pueda regresar a un estado de tiempo libre). Como resultado, el trabajo de un trabajador del conocimiento es maximizar el número de estas tareas completadas por unidad de tiempo trabajada. 

Tal eficiencia se valora en la economía actual tanto como se podría haber valorado la velocidad en el telar en el período industrial temprano. Claramente, se requiere una gestión avanzada del flujo de tareas para esta optimización. Como resultado, la mayoría de los trabajadores del conocimiento dominan las habilidades de planificación, organización y priorización.

El cambio de pagar por resultados, a pagar por hora tuvo un efecto psicológico dramático en los trabajadores. Cuando comenzamos a pagar a las personas por cada hora, ven el tiempo de una forma diferente, especialmente el tiempo libre. Cuando la gente pone un valor en euros en una hora, cada hora de descanso empieza a parecer una pérdida de tiempo.

Incluso las personas que no trabajan de 9 a 5 y tienen un horario más flexible tienen dificultades para sentirse bien cuando se toman un dia libre. E incluso cuando decidimos descansar, seguimos pensando en el trabajo. Esto deja aún menos tiempo para el ocio o la relajación, relajación que a veces se vuelve más estresante que trabajar.

Esto puede afectarnos de diversas formas, y entre ellas, la autora destaca la falta de conexión humana. Antes de la Revolución Industrial, la gente vivía en comunidades basadas en la interacción humana, y ayudarse los unos a los otros. Hasta la época de la revolución industrial, gran parte de la población Europea vivía en pueblos, y eran pocas las personas que vivían en una ciudad, un ejemplo moderno sería el caso de China antes de las reformas de su mercado, o Rusia poco antes de la revolución rusa.

Pero con la revolución industrial hubo un gran cambio, los gremios, el sistema en que el se sustentaba gran parte de la economía, empezaron a perder poder. Las fabricas podían hacer lo mismo, pero en mucho menos tiempo y por un precio menor, lo cual redujo el flujo de capital hacia ellos, y con ello dejó a muchos jóvenes que querían seguir este camino en la calle. Sin otra opción, muchos de estos jóvenes decidieron emigrar a las ciudades, en busca de trabajo y alimento, lo cual aumentó la población de las ciudades, pero a su vez las convirtió en los focos de revoluciones y contrarrevoluciones desde finales del siglo 18 hasta la actualidad.

Con un aumento constante de la cantidad de personas, y por lo tanto de la oferta de empleados, y con la espada de Damocles conocida como libre mercado, las distintas industrias se vieron “forzadas”, a aumentar su producción de cualquier forma posible. Y su solución, junto a la automatización, fue aumentar las horas de trabajo, y convertirlo en un requisito para contratar.

A medida que envejecemos, el flujo de tareas en nuestra vida diaria cambia de ocasional a continuo. Cuando llegamos a la universidad, la cantidad y la complejidad de las tareas en nuestras vidas son casi (si no exactamente) las mismas que las del trabajador del conocimiento promedio. Al mismo tiempo, la mayoría de los estudiantes no hacen la transición de las estrategias de afrontamiento inmediatas a las óptimas hasta después de graduarse. Como resultado, durante la universidad experimentamos la mayor desconexión entre cómo manejamos nuestras tareas y la cantidad de tareas que enfrentamos. Muchos estudiantes apenas logran terminar la escuela secundaria, tratando de cumplir con sus obligaciones en el modelo inmediato (por ejemplo, «Oh, mierda, esto es para mañana, así que eso es lo que haré ahora»), solo para descubrir que son incapaces de mantenerse al día.

Recibimos poca orientación sobre este cambio fundamental a lo largo de nuestras vidas. Cuando entramos por primera vez en la plantilla, se nos da una motivación clara: adaptarnos al modelo continuo o ser despedidos. La pregunta es, ¿cómo podemos inducir este cambio antes sin las consecuencias obvias que existen en el mundo real?

No existe tal cosa como un día de trabajo universitario

Seguir un horario consume energía mental y agota las reservas limitadas de fuerza de voluntad. Como resultado, hay un límite de horas en el día que podemos esperar mantener tales esfuerzos. Estas horas están claramente definidas en el lugar de trabajo. Llegas a una oficina, trabajas durante 8 horas con limitaciones de tiempo y luego te vas, liberando tu mente para pasar las próximas 16 horas recargando energías. 

No existe tal cosa como un día de trabajo fijo en la universidad. Debido a la imprevisibilidad del horario de los estudiantes, es posible que se deba completar el trabajo en cualquier momento, desde temprano en la mañana hasta tarde en la noche. Los intentos de programar, como resultado, pueden requerir la imposición de una estructura organizativa en todas sus horas. Esto es insostenible, como lo atestiguan muchos estudiantes que han fracasado en sus intentos iniciales de controlar su tiempo.

La influencia de los compañeros

El efecto de la prueba social es uno de los fenómenos más fascinantes de observar en un campus universitario. Una clase de primer año se compone de cientos (si no miles) de niños inseguros.Adultos jóvenes que ingresan a un nuevo entorno social y laboral exigente y desconocido. 

Para mantener las cosas alegres, se les da poca instrucción sobre cómo operar en este nuevo entorno. Como resultado, comienza un proceso de evolución cultural. Los estudiantes estudian a sus compañeros. Toman medidas conductuales, mini-experimentos, que luego evalúan para ver si seguir usando la misma estrategia o no. Ninguno de estos comportamientos se menciona explícitamente. Simplemente se descubren a través de una serie de pequeñas interacciones sociales durante los primeros meses de escuela.

Este tango de pequeños movimientos, contramovimientos y autocensura conduce finalmente a una configuración conductual estable. 

Esta configuración puede ayudar a reducir la incertidumbre del nuevo entorno. Proporciona a los estudiantes un modelo sobre el cual basar su comportamiento de manera segura. El problema es que esta solución estable tiende al mínimo denominador común, inoculando una nueva clase con una serie de comportamientos arbitrarios en el mejor de los casos y autodestructivos en el peor. 

Tan solo tenemos que pensar en el proceso de prepararse para los exámenes. Hay infinidad de maneras de abordar la tarea de estudiar. Sin embargo, observe una clase de primer año después de unos meses y notará una notable consistencia en su enfoque; por ejemplo, la noche anterior, comenzando después de la cena y continuando hasta alrededor de la medianoche, con la excepción de los estudiantes «serios» que pueden continuar hasta las 2 o 3. Casi ningún estudiante se desviará de estas pautas. 

Esto demuestra una mezcla cuidadosamente calibrada de desdén con un toque de habilidad natural que no se persigue con demasiada agresividad. Estas características se pueden encontrar en casi todas las aulas del campus. 

La gestión del tiempo es una víctima inevitable de esa convergencia ciega. El comportamiento es demasiado complejo para que un número suficiente de estudiantes experimente con él desde el principio para que pueda integrarse en la solución estable. En esta etapa temprana de sus carreras universitarias, los estudiantes están haciendo pequeños movimientos tentativos, nerviosos por ver qué se acepta y qué se cuestiona. Un sistema de planificación es simplemente demasiado arriesgado para implementarlo públicamente durante este período crítico de determinar qué es aceptable y qué no.

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