Varios estudios no han podido encontrar ninguna asociación entre la presencia de una agenda y la calidad de la reunión percibida por los asistentes. Un estudio en 2003 por The Economist explica por qué las agendas no logran mejorar la calidad de las reuniones.
El estudio se centró en las reuniones entre altos directivos de empresas multimillonarias. Encontró que en el 50 por ciento de las organizaciones, las reuniones usaban la misma agenda cada vez o creaban una agenda ad hoc de última hora. Evidencia como esta sugiere que muchas agendas se producen sin pensar y se reciclan sin descanso. Hay una forma mejor.
Las agendas pueden ser una útil herramienta de reunión. Pero para que este sea el caso, los líderes deben ser específicos sobre lo que les pasa. Podría decirse que los elementos más importantes que se deben incluir en cualquier agenda son aquellos que se originan en los propios asistentes.
Varios artículos demuestran que los empleados que contribuyen a una reunión tienen más probabilidades de sentirse comprometidos tanto con su equipo como con la empresa en general. Podemos fomentar esto asegurándonos de que los elementos de la agenda sean los que importan a los empleados.
Unos días antes de la reunión, es recomendable tomarse el tiempo de enviar un correo electrónico a los asistentes para preguntarles qué temas les gustaría incluir en la agenda. Una vez que sabemos esto, necesitamos planificar el orden en que se discutirán los temas.
Un estudio de psicología encontró que los elementos que se discutieron al principio de la reunión tendían a recibir la mayor parte del tiempo y la deliberación, sin importar cuán complejos fueran.Es mejor asegurarnos de clasificar los elementos de la agenda por orden de importancia, con los más esenciales en la parte superior.