La importancia de tener metas

Productividad / Por

Tener metas semanales y diarias, nos puede ayudar a aumentar la efectividad de cada uno de nuestros días. Una de las principales razones por las que nos dejamos llevar por la procrastinación, es que muchas veces no sabemos lo que tenemos que hacer. Para evitarlo, el autor nos recomienda:

  •  Al final de cada semana, escribir una lista del trabajo que queremos terminar en los próximos siete días.
  •  Al final de cada día, pasar algunas de las tareas de nuestra lista semanal a una nueva lista.
  •  Cuando completemos nuestras metas diarias, podemos dejar de trabajar ese día.

Y para sacarles el máximo partido a nuestras metas, debemos aprender a gestionar mejor nuestros ciclos de aprendizaje, y nuestra gestión del tiempo. Crear ciclos de feedback cortos es la mejor forma de acelerar nuestro aprendizaje. La única forma de aprender es entender dónde nos equivocamos y que podemos mejorar. Por eso, cuanto más feedback tengamos, y cuanto menos tiempo tardemos en conseguirlo, más probable será que mejoremos. Para ello, el autor nos recomienda usar lo que se conoce como el timeboxing, que se basa en poner un temporizador y focalizar nuestro trabajo hasta que terminemos la tarea o se acabe el tiempo.

Practicar en rondas cortas pero concentradas es una gran forma de sacar partido a este principio. Una vez que ponemos en marcha el temporizador, debemos practicar hasta que suene. El autor nos recomienda hacer tiempo para tres o cinco sesiones de práctica al día. Concentrarlo en periodos cortos y dar algo de tiempo para descansar entre rondas, nos da la oportunidad de pensar y estudiar cómo ha ido. De esta forma, podemos introducir nuevos cambios y ver si mejoran nuestro rendimiento. Otro método que se puede complementar es lo que nos recomienda Cal Newport en su libro “Enfócate”, el time blocking.

¿Qué es el “time blocking”?

El bloqueo de tiempo es un método para combinar la gestión de tareas y su calendario. Se basa en crear “bloques” de tiempo y asignarles tareas en las que centrarse durante cada bloque. Cada tarea encaja en su propio bloque de tiempo, sin interrumpir nada más.

Con el bloqueo del tiempo, se planifican y priorizan las tareas laborales, los eventos sociales y el descanso. De esta forma podemos eliminar el tiempo que perdemos en pensar cuál es nuestra próxima tarea.

En lugar de simplemente trabajar en largas listas de tareas, el bloqueo de tiempo permite planificar lo que debemos lograr en un día. Obliga a descubrir cómo usar el tiempo.

Esto es más poderoso y mucho más productivo que las interminables listas de tareas pendientes. ¿Cómo?

Porque es proactivo. Toma el control de las tareas, en lugar de reaccionar a las demandas externas. Obliga a la priorización. Y crea organización.

Crea deadlines. Las tareas tienden a ocupar tanto tiempo como les permitimos. Esta es la Ley de Parkinson y es un gran problema. Somos más efectivos cuando limitamos la cantidad de tiempo que tiene una tarea. Hacemos más y los resultados son mejores.

Previene la procrastinación. Comenzar es la parte más difícil de hacer algo. Simplemente saber con qué empezar es difícil. Si tenemos una gran lista de cosas que hacer en un día, el problema se hace aún peor. Establecer las tareas que tenemos que hacer, así como el orden nos permite reducir la procrastinación.

Nos ayuda a concentrarnos en las tareas difíciles. la compartimentalización del tiempo no se trata solo de lo que estamos haciendo en un momento dado. También se trata de lo que no estamos haciendo. Cuando llega el momento de hacer una tarea compleja o que no nos gusta, nadie necesita distracciones. Establecer un horario específico para cada tarea ayuda a mantener la disciplina.

Las distracciones (como el correo electrónico y las redes sociales) tienen sus propios bloques de tiempo. Y no se les permite entrar en los bloques de ninguna otra cosa. Esta es una de las mejores formas de mejorar el enfoque y concentración.

Hace que las tareas pequeñas sean más eficientes, nos volvemos más eficientes en el trabajo tedioso y que distrae (también conocido como “trabajo superficial”). Esto sucede combinando dos técnicas: compartimentalización del tiempo y procesamiento por lotes, también conocido como batching. Si limitamos el correo electrónico a una vez al día (o incluso una vez a la semana), lo estamos haciendo por lotes. Y cuando nos sentamos a concentrarnos en el correo electrónico y hacemos un montón de ellos juntos, ahorramos mucho tiempo. 

La programación de bloques crea responsabilidad. Una vez que comenzamos la programación de bloques, nos damos cuenta de cómo gastamos nuestro tiempo. Esto puede resultar complicado, pero así es como conseguimos las mayores ganancias. No hay más excusas como “No tengo tiempo para hacer ejercicio y comer correctamente”. Eso cambia a: “No he decidido hacer tiempo para hacer ejercicio y comer adecuadamente”. Nos llevará a tomar el control de nuestro tiempo y de todo lo que hacemos con él.

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