Mini-resumen: El método de GTD se puede resumir de la siguiente manera: sacar todo lo que hay en nuestras vidas de la cabeza y ponerlo en contenedores de recolección. Procesar estos contenedores al menos una vez al día y usar nuestro calendario y la lista de próximas acciones para ayudarnos a decidir qué hacer a continuación durante el día. Limpiar nuestro sistema y revisar nuestra lista de proyectos una vez por semana. Cada pocos meses, debemos reflexionar sobre las preguntas generales de nuestras vidas y asegurarnos de que se reflejen en nuestros proyectos y próximos pasos.

¿Qué es el método o técnica Getting Things Done? Los dos conceptos base de GTD (Getting Things Done)

David Allen empezó su  carrera buscando y describiendo técnicas para optimizar la productividad hace más de dos décadas. El resultado de este trabajo fue el libro Getting Things Done The Art of Stress Free Productivity o en español  Organízate con Eficacia El Arte de la Productividad sin Estrés, que se publicó por primera vez en 2001. La metodología GTD ofrecía exactamente lo que necesitábamos para hacer frente a una nueva economía saturada de tecnología. 

Se convirtió en un éxito de ventas, vendió más de 500.000 copias y se volvió a publicar en 23 idiomas diferentes. Todavía se encuentra entre los primeros 500 de las clasificaciones de ventas de Amazon, y ha generado prósperas comunidades web dedicadas a sus enseñanzas. 

¿Qué hace que este sistema sea único? 

Su esencia se puede resumir en dos ideas: necesitamos tener el control de nuestras «cosas».  Cualquier obligación, tarea, idea o fecha límite que solo tengamos en mente está agotando nuestros recursos mentales. Esto provoca y dificulta lograr la concentración necesaria para un trabajo eficaz. 

Una de las principales ideas de GTD es que todas nuestras «cosas» deben eliminarse de nuestras mentes, y estar en un sitio que nos permita tenerlas en cuenta, sin que consuman recursos de nuestra memoria de trabajo. 

Cuando estamos pensando en algo, se encuentra en lo que se conoce como working memory, o memoria de trabajo, y esta apenas es capaz de mantener unas pocas ideas o conceptos en cada momento. Lo que significa que intentar trabajar con más no solo nos abruma, sino que además es ineficiente.

Por ejemplo, si estamos en medio de escribir, pero nuestro hilo de pensamiento se rompe constantemente cuando de repente recordamos que tenemos que regar nuestras plantas … o comprar un regalo, es poco probable que seamos productivos.

Cuando estamos tratando de realizar un seguimiento constante de todo lo que tenemos que hacer en nuestra mente, eso interrumpirá nuestra concentración y dificultara que podamos trabajar. Esta es una de las razones por las que el multitasking no funciona. El Dr. Roy Baumeister, autor del libro Fuerza de Voluntad ha realizado varios estudios que respaldan esto, mostrando que dejar tareas incompletas limitan nuestra capacidad de concentración.

La solución para reducir este sentimiento de estar abrumados, y aumentar nuestra productividad, es capturar y organizar todas nuestras ideas, proyectos, planes e inquietudes en algún lugar que sepamos que vamos a revisar. El autor llama a esto un “cerebro externo”. Se trata de escribir todo en lo que estamos trabajando, no tenemos que mantener un registro de cientos de cosas diferentes en nuestra mente.

Nos sorprenderá el gran volumen de información que nuestras mentes estaban intentando mantener una vez que nos hayamos tomado el tiempo de sacar todo de nuestras cabezas y ponerlo en papel. 

La sensación de alivio que resulta de este proceso explica en gran medida la devoción de muchas personas por el Sr. Allen. 

Gestionamos acciones, no gestionamos proyectos

Es difícil empezar siempre y cuando nuestro trabajo se registre en términos grupos de tareas, como «acabar el proyecto de ventas». Enfrentarnos a grandes bloques de tareas puede ser confuso e intimidante, lo cual nos acaba llevando a procrastinar para evitar el estrés. 

Para evitar esto, el GTD nos obliga a reducir todo a un solo «próximo paso»; por ejemplo, en lugar de «acabar el proyecto de ventas», podríamos «estudiar tres productos que puedan competir con el nuestro». Estos pasos específicos son los que gestionamos en GTD. 

Con este método, la decisión que tenemos que tomar pasa de ¿Qué tengo que hacer ahora?, a  «¿Cuál es el próximo paso que tengo especificado?» Este enfoque aumenta nuestra productividad diaria al reducir todo, desde las tareas habituales hasta el progreso en las metas de la vida a una escala manejable. 

La ventaja de este concepto es que nos libera de tener que tomar decisiones generales como «¿Qué tarea es más importante ahora?» durante el día. Estas grandes preguntas se abordan con menos frecuencia en GTD, y se suelen dejar para periodos concretos como por ejemplo, durante una revisión semanal, momento en el que se transforman en pasos concretos que se pueden procesar de forma más mecánica durante el día a día. 

Una descripción general rápida de la metodología GTD 

Los siguientes son los elementos básicos necesarios para GTD: 

• Pocos contenedores de recolección. Por ejemplo, podemos tener una bandeja de entrada de correo electrónico, una bandeja de entrada física en nuestro escritorio y una libreta o agenda que llevamos con nosotros. 
• Un horario, con el plan de acción. 
• Una lista de proyectos. 
• Un sistema de organización de archivos. 

Recolección de la información

En GTD cuando tenemos nuevas tareas o proyectos nuevos deben colocarse en uno de nuestros contenedores de recolección. En este contexto, las “cosas” se refieren a cualquier tipo de información que pueda requerir que tomemos medidas. 

Esto incluye todo, desde tareas específicas («devolver libros de la biblioteca») hasta proyectos más grandes («determinar un plan para tratar con la cuenta de Anderson») hasta lluvia de ideas («tal vez debería empezar un blog»). Se aplica tanto a nuestra vida profesional como personal, tratar a ambas de la misma forma nos facilitara el proceso y reducirá el estrés. 

Esta recolección ocurre automáticamente para el correo electrónico ( nuestra bandeja de entrada de correo electrónico). Para recopilar cosas como cartas, memorandos y notas, necesitaremos una bandeja de entrada física. 

Necesitaremos una bandeja de entrada portátil para apuntar  la información que surge mientras estamos fuera de nuestro espacio de trabajo principal (por ejemplo, en una reunión se nos asigna la búsqueda de un nuevo producto). Una agenda, un bloc de notas o incluso una hoja debería ser suficiente. 

Procesamiento de la información

Procesar los artículos que se acumulan en nuestros diversos contenedores de recolección es un comportamiento clave en GTD. Debemos hacer esto de forma regular, por ejemplo, al menos una vez al día. 

El árbol de decisiones de procesamiento del Sr. Allen para abordar esta tarea es el siguiente: Para cada elemento… Determinar si necesitamos tomar medidas o no. Si no es así, deléguelo, deséchelo o archívelo para su uso posterior. 

De lo contrario… Determinemos la siguiente acción específica que requiere este elemento. Si se requiere más de una acción, identifiquemos la primera y anotemos el proyecto más grande en nuestra lista de proyectos. Si podemos completar esta acción en dos minutos o menos, es mejor hacerla ahora mismo. Si la acción debe completarse en o antes de una fecha específica, es recomendable marcarlo en nuestro calendario. 

¿Qué pasa si algunos de los elementos que apuntamos no requieren ninguna acción o decisión ahora, pero pueden ser útiles en el futuro? Bueno, entonces podemos poner el elemento en una lista Algún día / Quizás o podemos establecer un recordatorio en nuestro calendario.

La lista Algún día / Quizás contiene todo lo que podríamos querer hacer en el futuro, incluido:

• Aprender un idioma
• Aprender un lenguaje de programación
• Visitar museos o alguna ciudad
• Aprender sobre moda y diseño

Ahora, si queremos volver a visitar un elemento en una fecha específica en el futuro, podemos agregar un recordatorio de calendario. Por ejemplo, si de repente se nos ocurre la idea de aprender diseño, pero apenas estamos aprendiendo a dibujar, podemos poner un recordatorio en nuestro calendario en unos meses, cuando quizá hayamos acabado.

David Allen usa un sistema de recordatorio futuro más complicado llamado Tickler File. Básicamente, es un conjunto de 43 carpetas que están etiquetadas con los nombres de 12 meses y 31 días. Cuando quiere que le recuerden algo en marzo, coloca el elemento en la carpeta «Marzo» que comprobará ese mes. Esto también sirve para crear una especie de deadline artificial, incluso para nuestros pasatiempos, de forma que podamos ser más efectivos. Sin importar cuanto detalle queramos añadirle al proceso, lo importante es entender la necesidad de apuntar estas cosas para un futuro, y ponerles fecha.

Revisión

En GTD, revisamos nuestro material en múltiples niveles. En el nivel más básico, tomamos decisiones sobre qué acción tomar a continuación a lo largo del día. Este procedimiento es sencillo. 

Primero, debemos mirar nuestro calendario para ver si hay algo urgente en lo que debamos estar trabajando. Si no, podemos revisar nuestra lista de próximas acciones y elegir algo razonable en lo que trabajar (dado nuestro tiempo disponible y ubicación). 

Hay varias formas en que podríamos estructurar nuestra lista de próximas acciones para facilitar esta decisión. El Sr. Allen sugiere categorizarlo como «llamadas telefónicas», «en mi escritorio», «en casa» o «trabajar en línea», y luego decidir qué hacer a continuación revisando la lista asociada con nuestro  contexto.

En un nivel superior, debemos repasar nuestra próxima lista de tareas, combinando, modificando y consolidando acciones según sea necesario. Además, debemos revisar nuestra lista de proyectos y, cuando sea necesario, agregar acciones a nuestra próxima lista de tareas que nos ayudarán a avanzar en los proyectos que consideramos activos en ese momento. 

Debemos asegurarnos de que cualquier cosa que permanezca en nuestras cabezas o en montones desordenados alrededor de nuestro escritorio se mueva a un contenedor de recolección y luego se procese. Esta revisión intermedia ocurre una vez por semana en GTD. Es un método para tapar fugas y  reflexionar sobre el trabajo que queremos completar en un futuro cercano. 

En el nivel más básico, queremos verificar y reflexionar sobre nuestras metas de vida, nuestro plan a un año vista y hacia dónde nos dirigimos en general, tanto a nivel personal como a nivel de carrera. Tal consideración podría resultar en la adición de nuevos proyectos a nuestra lista de proyectos y/o la eliminación de proyectos que ya no parecen ser relevantes. 

Los tres niveles de revisión deben ocurrir  para que GTD funcione. Así que no nos dejemos llevar por la procrastinación, y recordemos revisarlo todo de vez en cuando.

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