Arquitectura de Decisión ¿Qué es y por qué es importante?

Modelos Mentales, Psicologia, Toma de Decisiones / Por

Resumen corto: Todos desde CEOs a trabajadores de primera línea cometemos errores prevenibles – por ejemplo, subestimar cuánto tiempo va a tardar en acabar un proyecto, o centrarnos demasiado en información que concuerda nuestro punto de vista. Es difícil cambiar cómo funciona el cerebro humano para eliminar los patrones que  llevan a estos errores. Pero hay otros enfoques: Cambiar el entorno en formas que motiven a las personas a tomar decisiones que les lleven a buenos resultados.

Los líderes pueden hacer esto al reestructurar como se hace el trabajo con tan solo 5 simples pasos:

1)Entender los errores asociados al sistema de decisión y los factores que afectan a la motivación a la hora de tomar decisiones

2)Definir el problema para determinar qué causa los problemas

3)Diagnosticar las causas subyacentes

4)Diseñar una forma de modificar el entorno para mitigar el efecto negativo de los sesgos cognitivos y la falta de motivación

5)Testear las soluciones y mejorarlas si no son suficientes

1)Entender cómo se toman las decisiones

Tal y cómo nos explica el autor Daniel Kahneman en su libro Pensar Rápido Pensar Despacio, podemos usar 2 tipos de sistema para tomar decisiones. El sistema 1 se encarga de tomar decisiones en cuestion de segundos usando la experiencia, es lo que solemos conocer como intuición. El sistema 2 en cambio es el que usamos cuando pensamos durante un tiempo, se basa en usar la lógica y entender la información que tenemos delante.

Ambos sistemas tienen sus ventajas. El sistema 1 permite usar lo que sabemos, o mas bien creemos saber, para decidir en cuestión de segundos y por lo tanto nos permite aprovechar más el tiempo. El problema es que es mucho más fácil que se equivoque, se puede ver afectado en mayor medida por los sesgos cognitivos.

El sistema 2 nos permite incrementar la posibilidad de acertar, se ve menos afectado por bias cognitivos, pero requiere tiempo de forma que no es útil para decisiones rápidas en las que el riesgo y la probabilidad son bajos.

A nivel del día a día, siempre que tengamos buenos hábitos, podemos sacar partido al sistema 1, pero en situaciones laborales, tiene más sentido usar el sistema 2. Entre las razones para usarlo destacan:

1) sobre todo cuando nuestro estado mental no es el mejor, o cuando no podemos controlar nuestras emociones. El efecto de nuestras emociones sobre las decisiones es grande. Podemos darle más peso a ciertos factores sin darnos cuenta, u obviar otros, sin importar su peso real, y simplemente por cómo nos sentimos en el momento.

2)Su efecto negativo sobre que se cumplan los planes. El sistema 1 tiende a centrarse en las ganancias a corto plazo, y dificulta entender el peso real de las consecuencias a largo plazo. Esto se puede ver en el hecho de que son pocas las personas que ahorran, y muchas menos las que invierten parte de sus ahorros, aun cuando la inflación hace que todo el dinero que ahorren pierda valor con el tiempo.

A nivel de negocios, usar el sistema 2 es la mejor opción, pero la razón por la que no lo hacemos es que requiere tiempo y energía. Según el concepto de fatiga de decisión, cuantas mas decisiones tomamos, mas difícil es concentrarnos y usar el sistema 2. La clave esta en optimizar su uso.

¿Cómo optimizar el uso del sistema 2?

Definir el problema

No todo problema tiene como causa los sesgos cognitivos, por lo que el primero paso es entender los siguientes elementos:

¿Es la causa un problema de comportamiento humano?

Ciertos problemas, como el burnout, se pueden resolver cambiando como alguien percibe y responde a cierta situacion. Otro problemas pueden tener causas a nivel tecnológico, como la falta de conocimiento para resolver una dificultad técnica. Estos problemas son poco dados a ser resueltos usando economía conductual. Solo tiene sentido usar la economía conductual cuando trabajemos con problemas en los que la percepción de la situacion, o el entrono, o la mentalidad, puedan producir un cambio a nivel real.

En concreto, destaca su utilidad cuando los individuos toman decisiones que van en contra de sus intereses, lo que se conoce como autosabotaje, sea consciente o inconsciente. 

Sobre todo, ha de tratarse de un problema que se pueda especificar. Todo problema complejo se puede dividir en problemas mas pequeños que se pueden solucionar poco a poco. Un ejemplo es la situacion de una empresa que tuvo que tenia gastos demasiado elevados para mantener el seguro de salud de sus empleados, y uso técnicas de ingenieria del comportamiento humano para cambiar su enfoque de ir a comprar los medicamentos por su cuenta, a pedirlos por correo. De esta forma se redujeron costes, se redujo la tasa de error al conseguir los medicamentos, y se hizo mas cómodo para los empleados porque les llegaban a casa.

Entender las causas subyacentes

Hay dos causas principales detrás de la mala toma de decisiones: motivación insuficiente, y sesgos cognitivos. Para determinar cual esta causando el problema, las empresas deberían hacerse 2 preguntas:

¿Se debe el problema a la falta de acción? Si es asi, el problema es la falta de motivación.

¿Se estan tomando acciones con sistemas que presentan errores? En este caso el problema se debe a bias cognitivos.

Tambien hay situaciones en las que el problema se debe a ambos elementos, pero es interesante entenderlas por separado para saber como lidiar con los problemas que puedan surgir.

Sesgos cognitivos que suelen afectar en el mundo de los negocios:

Sesgo de acción 

Se debe a dos elementos, el optimismo excesivo y la sobreconfianza. En el mundo de los negocios se suele premiar actuar aun cuando no tenemos suficiente información, comparado con mantener lo que hacemos. Esto nace de la cultura del emprendimiento, y aunque es útil, es imprescindible hacer un análisis correcto de os riesgos asociados al proceso. El problema es que la confianza excesiva en nuestras habilidades y conocimiento pueden nublar nuestro juicio, causar una lectura erronea del riesgo asociado y de la información que realmente tenemos. La suerte tiene un efecto mucho mas grande del que creemos en nuestros exitos, y debemos aceptarlo para evitar riesgos innecesarios.

Sesgos que actúan sobre la percepción de la información

Sesgo de confirmación: Lleva a que demos más peso a la información que confirma lo que sabemos, o queremos creer. 

Sesgo de anclaje: Lo primero que aprendemos sobre cualquier factor o elemento marca en gran medida lo que vayamos a pensar en un futuro. Esto significa que si nos enseñan a hacer algo de una forma es probable que lo mantengamos aun cuando no es correcto.

Sesgo de grupo, o prueba social: Tendemos a tener la opinión mayoritaria, no porque sea la mejor sino para formar parte del grupo.

Sesgo del egocentrismo: Nos centramos demasiado en lo que pensamos nosotros, y le damos más valor del que tiene realmente. Un ejemplo de esto es el bias de la aversión a la pérdida y cómo le damos mucho más valor a algo cuando pasa a ser nuestro. Otro efecto de este sesgo es la falta de empatía, dificulta poder entender el punto de vista de los demás y lo que realmente piensan, o cómo les pueden afectar nuestras acciones.

Sesgos relacionados con la comprensión de las alternativas

Aversión a la perdida:Le damos mucho más valor a lo que tenemos que a lo que podríamos ganar. Si existe la posibilidad de perder algo, es mucho menos probable que estemos dispuestos a hacer algo.

Falacia del coste hundido: Nos cuesta entender el coste real de algo. Por ejemplo, decir que algo es gratis aumenta la posibilidad de usarlo o hacerlo, aun cuando el coste real asociado a ello nunca es gratis.

Aumento del compromiso: Cuando hemos invertido en algo es menos probable que lo dejemos, simplemente porque ya hemos invertido algo de tiempo o dinero y la aversión a la pérdida nos impide dejarlo.

Sesgo del control: Tendemos a creer que tenemos más control del que tenemos realmente sobre lo que nos sucede. 

Sesgo del status quo: Por defecto preferimos seguir como estamos en lugar de dedicar energía a buscar una opción mejor.

Sesgo del presente: Damos más valor a las recompensas a corto plazo que a las recompensas a largo plazo.

Todos estos sesgos pueden afectar al funcionamiento del sistema 1, y llevar a que haga un análisis erróneo de la información, y además son la razón por la que nos cuesta sacar partido al sistema 2, nos hacen pensar que podemos llegar a l respuesta correcta y que no hace falta pensar.

Y aqui es donde entra el fenómeno de arquitectura de decisión. El objetivo de la arquitectura de decisión es el de mejorar la fiabilidad de las decisiones, a través de crear estructuras para mejorar la presentación de la información. De esta forma se puede “empujar a los empleados en una dirección”, mientras aun mantienen su libertad de decisión.

Google está usando esta metodología en sus cafeterías. Cada vez que un empleado quiere comer algo en la cafetería, pueden ver un letrero en el que pone que comer en un plato mas grande lleva a comer mas. Con este simple cambio han conseguido que hasta el 50% de los empleados usen platos pequeños. Esto puede o no traducirse en mejores hábitos alimenticios, o al menos menor probabilidad de desarrollar obesidad, pero al menos es una gran forma de reducir gastos en catering.

Ajustar las opciones del entorno puede llevar a grandes mejoras de los sistemas con un coste bajo o inexistente. Entre las tácticas esta cambiar el orden en que se presentan las alternativas, cambiar las palabras usadas, ajustar el proceso de selección y escoger que existe en las opciones por defecto.

Durante muchos años las empresas estadounidenses usaban planes de jubilación en los que había que decidir entrar. Pero hoy en dia lo hacen de forma automática. Con este sistema de opt-in, los empleados envian una fracción de su sueldo a planes de jubilación seleccionados, a menos que se decida no hacerlo. La tasa de participación en sistemas con opt-in es de alrededor del 50% tras 1 año en la empresa, pero en el caso del opt-in automático, la entrada es del 90% de los empleados. Este ejemplo muestra lo importante que es el efecto de la opción por defecto, pero siempre hay que recordar que debemos informar a los empleados de lo que están haciendo.

Otro ejemplo es como en España la tasa de donación de órganos es una de las mas altas en todo el mundo. Esto se debe a que todos contamos como donantes de órganos por defecto, y para dejar de serlo debemos especificarlo. De esta forma, se consigue que gran parte de la población que de otra forma simplemente no pensaría en ello, contribuya a salvar vidas.

Este enfoque ha demostrado ser mucho más efectivo que otros más clásicos para mejorar la toma de decisión, como es el caso de ofrecer incentivos, o usar programas educativos.

Conclusión

La mejor opción es la de crear sistemas que decidan por sí mismo es la mejor opción, de esta forma podemos crear decisiones uniformes y reducir errores individuales. Esto funciona sobre todo cuando se trata de opciones simples.

En situaciones en las que sea imposible, en las que el contexto tenga un gran efecto sobre la decisión, es mejor usar métodos que inviten a usar el sistema 2. También es recomendable en temas en los que elegir por el empleado pueda molestarle.

Es especialmente recomendable no usar soluciones estandarizadas cuando el contexto pueda cambiar en gran medida, y no haya forma de añadir la información al sistema. Por ejemplo, comprar acciones de una empresa cada mes de forma automática es una buena idea para invertir, pero no lo es cuando la empresa empieza a caer en picado por mal management.

Al final, lo mejor que se puede hacer es testear cada solución como si fuese una hipótesis que buscamos falsear, es decir ver si es cierta o no, y por lo tanto debemos estar preparados para que las hipótesis que planteamos cambien con el tiempo  y no depender de ellas en exceso.

Para ello debemos trabajar siempre con factores medibles. Han de estar especificados para que podamos entender cambios en ellos, y debemos ser capaces de medir los principales factores afectados por el cambio. Es mejor probar siempre varias soluciones  ver cual de ellas es la que mejor funciona, pero siempre en paralelo. Si hacemos varios cambios a la vez es casi imposible saber cuál de ellos es el correcto, siempre tenemos que tener un grupo control.

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